Ein Ablaufplan hilft DJ, Organisator, Veranstaltungsort und Technikdienstleister, das gleiche Programm zu verfolgen. Es muss kein umfangreiches Produktionsdokument sein. Ein klarer Zeitplan mit Kontakten, Musikblöcken, Reden und technischen Terminen verhindert bereits viele Fragen am Tag selbst.
Verwenden Sie dieses Beispiel für eine Mitarbeiterparty, ein Firmenjubiläum, eine Kundenveranstaltung oder eine Jahresendparty. Passen Sie die Zeiten und Teile an Ihr Programm an und besprechen Sie die Änderungen mit allen relevanten Lieferanten.
Welche Informationen sollten oben stehen?
Setzen Sie die festen Daten auf die erste Seite oder oben im Dokument:
- Name und Art des Ereignisses;
- Datum;
- Ort, Zimmer und vollständige Anschrift;
- erwartete Anzahl der Gäste;
- Name und Mobilnummer des Reiseveranstalters;
- Kontaktperson des Veranstaltungsort;
- Kontaktperson für Licht- und Tontechnik;
- Name und Kontaktdaten des DJ oder DJ-Planers;
- vereinbarte Start- und Endzeit;
- Zeiten für Be- und Entladen, Bau und Demontage;
- Lärmgrenzwert und sonstige Standortbedingungen.
Wenn es mehrere Zimmer oder Eingänge gibt, fügen Sie eine kurze Routenbeschreibung hinzu. Beachten Sie auch, wo der DJ bei der Ankunft berichten muss.
Beispiel einer Timeline
Das Layout unten ist ein Beispiel. Nehmen Sie einfach Teile auf, die wirklich zu Ihrer Firmenfeier gehören.
16:30 Uhr Zugang und Bau
Der Veranstaltungsort bietet Zugang zur Halle. Der DJ oder Technikdienstleister baut das vereinbarte Equipment auf. Der Veranstalter prüft, ob Bühne, Strom, DJ-Platz und Laufwege frei sind.
17.30 Uhr Technische Inspektion
Sound, Mikrofone, Musikquelle und mögliche Anschlüsse für Präsentationen oder Künstler werden getestet. Der Ansprechpartner des Veranstaltungsort steht für Fragen zu Strom, Lärmpegel und Hausordnung zur Verfügung.
18.00 Uhr: Empfang der Gäste
Der DJ spielt leise Hintergrundmusik in einer Lautstärke, bei der Gespräche gut möglich bleiben. Beachten Sie im Ablaufplan, ob es einen bestimmten Eröffnungsstil, Firmenmusik oder No-Go gibt.
18.45 Uhr: Begrüßung und erste Rede
Der Veranstalter gibt dem DJ fünf Minuten vor der Rede ein Signal. Geben Sie an, wer das Mikrofon benutzt, wo sich diese Person befindet und ob ein kurzes musikalisches Intro oder Outro benötigt wird.
19:00 Uhr Lebensmittel- oder Netzwerkteil
Die Musik bleibt unterstützend. Am Buffet, Abendessen oder Networking-Empfänge das Volumen kann pro Raum- und Programmteil eingestellt werden. Geben Sie an, wann Mitarbeiter, Catering oder Präsentationen Aufmerksamkeit benötigen.
20.30 Uhr Übergang zur Party
Eine Ankündigung, erkennbare Nummer oder kurze Handlung kann den Übergang zur Feier markieren. Ich möchte, dass Sie sich darüber einig sind, wer den Anfang machen wird und ob sich die Erleuchtung zu diesem Zeitpunkt verändert.
20:45 Uhr Tanzfläche geöffnet
Der DJ baut innerhalb des zuvor besprochenen Musikprofils weiter auf. Must-Plays sind gerichtet, aber die Reihenfolge kann an die Reaktion der Gäste angepasst werden.
11.45 Uhr Endrunde und Abschluss
Der Veranstalter und DJ stimmen den Moment als letzte Nummer ein. Beachten Sie, ob es danach noch leise Aufnahmen gibt und ob der Veranstaltungsort den Sound vollständig deaktiviert haben möchte.
00:00 Uhr: Endprogramm
Die Gäste verlassen den Raum. Baubeginn gemäß Standortvereinbarung. Prüfen Sie, ob ein Frachtlift, Ausfahrt und Parkplatz noch verfügbar sind.
Musikalische Arrangements braucht der DJ
Eine lange Playlist ist nicht immer das beste Briefing. Bevorzugen Sie ein klares Profil mit Platz, um auf das Publikum zu reagieren:
- gewünschte Atmosphäre während des Empfangs;
- Alter und Zusammensetzung der Gäste;
- Lieblingsgenres oder Perioden;
- bis zu zehn große Must-Plays;
- Musik, die nicht erwünscht ist;
- Musik für Reden, Auszeichnungen oder andere Momente;
- Sprache oder internationaler Hintergrund der Gäste;
- Gewünschte Energie am Ende der Party.
Wenn abteilungen oder kollegen bewerbungsnummern einreichen dürfen, werden sie sich darauf einigen, wer sie sammeln wird. Somit bleibt das Briefing klar und es entstehen keine widersprüchlichen Listen.
Reden, Präsentationen und Mikrofone
Notieren Sie sich vom Sprecher:
- Name und Funktion;
- planmäßige Zeit;
- geschätzte Dauer;
- Mikrofontyp;
- Musik zur Teilnahme oder zum Abschluss;
- jede Präsentation oder jedes Video;
- Person, die das endgültige Startsignal gibt.
Überprüfen Sie im Voraus, ob das Mikrofon Teil der DJ-Show ist, vom Veranstaltungsort geliefert wird oder über einen externen Technikdienstleister läuft. Gleiches gilt für Displays, Laptops und Audio aus Präsentationen.
DJ-only oder eine komplette Show im Ablaufplan
mit DJ-only Das Schema zeigt, welches Equipment den Veranstaltungsort versorgt, welcher Anschluss für den DJ zur Verfügung steht und wer für die Bedieninstallation zuständig ist. Geben Sie auch den Namen des Technikers und die Zeit der Soundprüfung an.
Für eine vollständige DJ-Show Bitte beschreiben Sie, wann das Gerät geliefert wird und wie viel Aufbauzeit zur Verfügung steht. Stellen Sie sicher, dass Strom, Bühne oder DJ-Platz, Aufbauroute und Sicherheitsvorkehrungen im Voraus bestätigt werden.
Wer kann Änderungen passieren?
Bitte benennen Sie einen Ansprechpartner für die Entscheidungsfindung. Dies verhindert, dass Veranstaltungsort, Management, Zeremonienmeister und Kollegen am Abend unterschiedliche Anweisungen geben. Der DJ kann darum bitten, mitzunehmen, aber feste Programmänderungen sollten durch den vorgesehenen Organisator laufen.
Machen Sie auch einen Notfalltermin. Bitte beachten Sie, wer entscheidet, wann ein Programmteil ausläuft, keinen Sprecher hat oder den Veranstaltungsort früher schließen möchte.
Letzter Check in der Woche vor der Party
Überprüfen Sie diese Punkte zumindest noch einmal:
- Sind Gästezahln und Zimmerlayout aktuell?
- Sind alle Kontakte verfügbar?
- Sind Bau- und Demontagezeiten bestätigt?
- Sind Strom, Technologie und Mikrofone zwischen Lieferanten aufgeteilt?
- Sind solide Regeln und Endzeiten bekannt?
- Sind Reden und wichtige Momente endgültig?
- Werden Must-Plays und No-Gos geteilt?
- Ist klar, wer an diesem Tag Änderungen vornehmen kann?
Senden Sie die endgültige Version an den DJ, Organisator, Veranstaltungsort und Technikdienstleistern. Verwenden Sie eine Versionsnummer oder ein Datum, sodass niemand mit einer alten Timeline arbeitet.
Ablaufplan in der Vorbereitung enthalten
Suche nach einem anderen DJ für die Corporate PartySenden Sie Datum, Ort, Gästezahl und vorläufiges Programm. GrooveShow kann dann auf DJ-only oder einer kompletten Show beraten und angeben, welche technischen Informationen noch fehlen.
Fordern Sie ein unverbindliches Angebot an oder verwenden Sie die Verfügbarkeitsprüfung.
Häufig gestellte Fragen zu einer DJ Roadmap
Wann sollte das Ablaufplan endgültig sein?
Die Hauptzeiten, die Technik und die Kontakte müssen vor der Veranstaltung klar sein. Letzte kleinere Änderungen können später geteilt werden, solange alle Interessenten die gleiche aktuelle Version erhalten.
Muss jeder Musikwunsch im Ablaufplan sein?
Nein. Verwenden Sie das Ablaufplan für feste Momente und wichtige Musiktitel. Allgemeine Anfragen und Musikpräferenzen können in einem separaten Briefing enthalten sein.
Wer beginnt Reden?
Weisen Sie auf einen Organisator oder Moderator hin, der den DJ und Sprecher informiert. Beachten Sie diese Person und die Handynummer im Ablaufplan.
Welche technischen Daten werden bei DJ-only benötigt?
Der DJ benötigt Informationen über das Tonsystem, den Mixer oder die Anschlüsse, DJ-Booth, Monitoring, Mikrofone, Beleuchtung, Lärmbegrenzung und den technischen Kontakt.
Was tun wir, wenn das Programm endet?
Bitte vereinbaren Sie im Voraus, wer entscheidet und welche Teile gekürzt oder bewegt werden können. Bitte beachten Sie die feste Endzeit und Termine mit Veranstaltungsort und Lieferanten.
