Een draaiboek helpt de DJ, organisator, locatie en techniekleverancier hetzelfde programma te volgen. Het hoeft geen uitgebreid productiedocument te zijn. Een duidelijke tijdlijn met contactpersonen, muziekblokken, speeches en technische afspraken voorkomt al veel vragen op de dag zelf.
Gebruik dit voorbeeld voor een personeelsfeest, bedrijfsjubileum, klantenevent of eindejaarsfeest. Pas de tijden en onderdelen aan op jullie programma en bespreek wijzigingen met alle betrokken leveranciers.
Welke informatie hoort bovenaan?
Zet de vaste gegevens op de eerste pagina of bovenaan het document:
- naam en type evenement;
- datum;
- locatie, zaal en volledig adres;
- verwacht gastenaantal;
- naam en mobiel nummer van de organisator;
- contactpersoon van de locatie;
- contactpersoon voor licht en geluid;
- naam en contactgegevens van de DJ of DJ-planner;
- afgesproken start- en eindtijd;
- tijden voor laden, lossen, opbouw en afbouw;
- geluidslimiet en andere locatievoorwaarden.
Wanneer er meerdere zalen of ingangen zijn, voeg dan een korte routebeschrijving toe. Noteer ook waar de DJ zich bij aankomst moet melden.
Voorbeeld van een tijdlijn
Onderstaande indeling is een voorbeeld. Neem alleen onderdelen op die werkelijk bij jullie bedrijfsfeest horen.
16.30 uur: toegang en opbouw
De locatie geeft toegang tot de zaal. De DJ of techniekleverancier bouwt de afgesproken apparatuur op. De organisator controleert of podium, stroom, DJ-plek en looproutes vrij zijn.
17.30 uur: technische controle
Geluid, microfoons, muziekbron en eventuele aansluitingen voor presentaties of artiesten worden getest. De contactpersoon van de locatie is bereikbaar voor vragen over stroom, geluidsniveau en huisregels.
18.00 uur: ontvangst van gasten
De DJ draait rustige achtergrondmuziek op een volume waarbij gesprekken goed mogelijk blijven. Noteer in het draaiboek of er een specifieke openingsstijl, bedrijfsmuziek of no-go is.
18.45 uur: welkom en eerste speech
De organisator geeft vijf minuten voor de speech een seintje aan de DJ. Vermeld wie de microfoon gebruikt, waar die persoon staat en of er een korte muzikale intro of outro nodig is.
19.00 uur: eten of netwerkdeel
De muziek blijft ondersteunend. Bij een buffet, diner of netwerkborrel kan het volume per ruimte en programmaonderdeel worden aangepast. Geef aan wanneer personeel, catering of presentaties aandacht nodig hebben.
20.30 uur: overgang naar het feest
Een aankondiging, herkenbaar nummer of korte act kan de overgang naar het feest markeren. Spreek af wie het startsein geeft en of verlichting op dat moment verandert.
20.45 uur: dansvloer open
De DJ bouwt verder binnen het vooraf besproken muziekprofiel. Must-plays zijn richtinggevend, maar de volgorde kan worden aangepast aan de reactie van de gasten.
23.45 uur: laatste ronde en afsluiting
De organisator en DJ stemmen af welk moment als laatste nummer geldt. Noteer of er daarna nog rustige uitloopmuziek is en wanneer de locatie het geluid volledig uitgeschakeld wil hebben.
00.00 uur: einde programma
De gasten verlaten de zaal. Afbouw start volgens de locatieafspraak. Controleer of een goederenlift, uitgang en parkeerplek nog beschikbaar zijn.
Muziekafspraken die de DJ nodig heeft
Een lange afspeellijst is niet altijd de beste briefing. Geef liever een duidelijk profiel met ruimte om op het publiek te reageren:
- gewenste sfeer tijdens ontvangst;
- leeftijden en samenstelling van de gasten;
- favoriete genres of periodes;
- maximaal tien belangrijke must-plays;
- muziek die niet gewenst is;
- muziek voor speeches, prijsuitreikingen of andere momenten;
- taal of internationale achtergrond van gasten;
- gewenste energie aan het einde van het feest.
Wanneer afdelingen of collega’s verzoeknummers mogen indienen, spreek dan af wie die verzamelt. Zo blijft de briefing overzichtelijk en ontstaan geen tegenstrijdige lijsten.
Speeches, presentaties en microfoons
Noteer per spreker:
- naam en functie;
- gepland tijdstip;
- geschatte duur;
- type microfoon;
- muziek voor opkomst of afsluiting;
- eventuele presentatie of video;
- persoon die het definitieve startsein geeft.
Controleer vooraf of de microfoon onderdeel is van de DJ-show, door de locatie wordt geleverd of via een externe techniekpartij loopt. Hetzelfde geldt voor beeldschermen, laptops en audio vanuit presentaties.
DJ-only of een complete show in het draaiboek
Bij DJ-only staat in het draaiboek welke apparatuur de locatie levert, welke aansluiting voor de DJ beschikbaar is en wie verantwoordelijk is voor de werkende installatie. Vermeld ook de naam van de technicus en het moment van de soundcheck.
Bij een complete DJ-show beschrijf je wanneer de apparatuur wordt aangevoerd en hoeveel opbouwtijd beschikbaar is. Zorg dat stroom, podium of DJ-plek, opbouwroute en veiligheidsafspraken vooraf zijn bevestigd.
Wie mag wijzigingen doorgeven?
Wijs één beslissingsbevoegde contactpersoon aan. Dat voorkomt dat locatie, directie, ceremoniemeester en collega’s op de avond verschillende instructies geven. De DJ kan verzoeken meenemen, maar vaste programmawijzigingen horen via de aangewezen organisator te lopen.
Maak ook een afspraak voor noodgevallen. Noteer wie beslist wanneer een programmaonderdeel uitloopt, een spreker niet aanwezig is of de locatie eerder wil afsluiten.
Laatste controle in de week voor het feest
Loop minimaal deze punten nogmaals na:
- Zijn gastenaantal en zaalindeling actueel?
- Zijn alle contactpersonen bereikbaar?
- Zijn opbouw- en afbouwtijden bevestigd?
- Zijn stroom, techniek en microfoons verdeeld tussen leveranciers?
- Zijn geluidsregels en eindtijd bekend?
- Zijn speeches en belangrijke momenten definitief?
- Zijn must-plays en no-go’s gedeeld?
- Is duidelijk wie op de dag wijzigingen mag doorgeven?
Stuur de definitieve versie naar de DJ, organisator, locatie en techniekleverancier. Gebruik een versienummer of datum, zodat niemand met een oude tijdlijn werkt.
Draaiboek laten meenemen in de voorbereiding
Zoek je nog een DJ voor het bedrijfsfeest? Stuur datum, locatie, gastenaantal en het voorlopige programma mee. GrooveShow kan dan adviseren over DJ-only of een complete show en aangeven welke technische informatie nog ontbreekt.
Vraag een vrijblijvende offerte aan of gebruik de beschikbaarheidscheck.
Veelgestelde vragen over een DJ-draaiboek
Wanneer moet het draaiboek definitief zijn?
De belangrijkste tijden, techniek en contactpersonen moeten ruim voor het evenement duidelijk zijn. Laatste kleine wijzigingen kunnen later worden gedeeld, zolang alle betrokken partijen dezelfde actuele versie ontvangen.
Moet ieder verzoeknummer in het draaiboek staan?
Nee. Gebruik het draaiboek voor vaste momenten en belangrijke nummers. Algemene verzoeken en muziekvoorkeuren kunnen in een aparte briefing staan.
Wie geeft het startsein voor speeches?
Wijs één organisator of presentator aan die de DJ en spreker informeert. Noteer deze persoon en het mobiele nummer in het draaiboek.
Welke techniekgegevens zijn nodig bij DJ-only?
De DJ heeft informatie nodig over de geluidsinstallatie, mixer of aansluitingen, booth, monitoring, microfoons, verlichting, geluidslimiet en de technisch contactpersoon.
Wat doen we als het programma uitloopt?
Spreek vooraf af wie beslist en welke onderdelen kunnen worden ingekort of verplaatst. Houd rekening met de vaste eindtijd en afspraken met locatie en leveranciers.
